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Vente : Gestion des prévisions commerciales


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Enjeux:

Permettre à la direction commerciale d’établir rapidement des prévisions à court terme fiables à partir des ventes récentes et validées par la vision de chaque commercial sur ses clients.

Solution trouvée

L’intégralité de l’activité commerciale récente est remontée du système central et analysée par de multiples tableaux croisés dynamiques au sein d’un fichier Excel. L’analyse permet une segmentation sur différents axes (produit, type de client, responsable commercial, etc…).

A partir de ces informations, une grille de saisie prévisionnelle des ventes est établie et envoyée à chaque responsable commercial qui peut alors saisir sa propre vision du marché.

L’ensemble des données ainsi collecté est alors simplement renvoyé au site central qui consolide toutes les informations afin d’obtenir une vue globale de l’activité à venir.

A partir de ces informations, des tableaux de bord spécifiques sont générés à destination de chaque service de l’entreprise (achat, planification, production, logistique, transport, etc…) pour leur permettre d’anticiper au mieux leur activité.

L’intégralité des échanges d’informations est basée sur des fichiers Excel pré formatés transmis par l’intermédiaire de mails pré définis.

Gains obtenus

Ce mode de fonctionnemnet a permis  :
  • Une simplification de la gestion des prévisions commeciales mensuelles.
  • La réduction des ressources nécessaires à cette gestion.
  • Garantir un niveau d'information uniforme pour toute l'équipe commerciale.
  • De mieux préparer les réunions commerciales mensuelles.
  • Communiquer efficacement avec les autres services de l'entreprise.


Remontée des données du système central

Afin de garantir la fraîcheur des données et donc leur pertinence, les données sont remontées directement du système central de production ou d’un système intermédiaire (datawarehouse, datamart).

L’utilisation d’un utilitaire spécifique permet de :
  • Consolider des informations de différentes sources de données au sein d’Excel ;
  • Garantir l’intégrité des bases de données d’origine par des requêtes en mode « lecture seule (read only) » ;
  • Réaliser automatiquement des requêtes lourdes et complexes en période creuse (nuit, déjeuner) pour ne pas impacter les applicatifs transactionnels ;
  • Tracer précisément le détail des requêtes effectuées.

Atouts de la solution technique

L’utilisation de logiciels déjà opérationnels (Excel, Outlook) permet de :
  • Capitaliser sur un parc logiciel existant.
  • Facilité la prise en main par les utilisateurs au travers de logiciels standards.
  • Eviter des formations complémentaires pour le personnel.
  • Disposer d’une solution aisément maintenable.
  • Augmenter leur taux d’utilisation et améliorer ainsi le retour sur investissement (ROI).
  • Garantir l’intégrité des règles métiers par génération des fichiers sur un site central et le contrôle de leur durée d’utilisation.

Durée de la mise en œuvre

Sur la base d’une expression précise du besoin métier et d’une parfaite connaissance de la structure des données sources, la mise en œuvre opérationnelle de la solution a nécessité :
  • 1 jour pour la définition des besoins.
  • 3 jours de conception.
  • 1 jour d’installation et paramétrage.
  • ½ journée d’assistance sur site.
  • 5 heures d’assistance à distance.

Soit un total de 6 jours.

Ces estimations sont données à titre indicatif et n’ont aucune valeur contractuelle.



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