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Enjeux :
Réduire l'encours
client par un suivi précis des retards de paiement et des échéances à
venir pour chaque client.
Procurer
à la comptabilité client un outil simple basé sur Excel en mesure de
piloter aisément ces relances à partir des informations du système
comptable.
Améliorier sensiblement la trésorerie et la productivité du
service comptable.
Solution trouvée
- Récupération directement des données du
livre client au sein du système d’information (ERP, système comptable)
afin de disposer du détail des écritures permettant l’analyse en
interne et la communication d’éléments pertinents auprès des clients.
- Evaluation des clients présentant le
plus de risques en fonction de différents critères.
- Sélection manuelle pour chacun d’entre
eux du type de relance souhaitée en fonction du degré d’urgence et de
l’importance de son encours.
- Génération de mails détaillés et
pertinents sous contrôle du comptable ; ces messages étant envoyés
directement aux personnes concernés chez le client et aux
interlocuteurs de l’entreprise émettrice (responsable commercial,
assistante commercial, contrôleur financier, responsable de site) afin
que le niveau d’information soit le même pour tous.
La remontée des
données du système central, leur traitement et la
génération des mails ont été entièrement réalisés sur Excel.
Gains obtenus
- Réduction globale de l’encours client
entraînant une nette amélioration de la trésorerie.
- Gain de productivité important dans la
relance des clients tout en laissant le contrôle intégral de
l’opération aux comptables.
- En outre ce suivi très régulier des
clients permet de :
- Communiquer directement avec les
correspondants pertinents chez le client.
- Les informer des échéances à venir afin
qu’ils puissent les anticiper au mieux.
- Garantir en interne un niveau
d’information uniforme pour tous.
- Garantir la traçabilité des actions
effectuées auprès de chaque client et la rendre disponible auprès de
chaque personne concernée au sein de son logiciel de messagerie.
Remontée des données
du système central
Afin de
garantir la fraîcheur des données et donc leur pertinence, les données sont
remontées directement du système d'information comptable.
L’utilisation d’un
utilitaire spécifique permet de :
- Consolider des informations de
différentes sources de données au sein d’Excel ;
- Garantir l’intégrité des bases de
données d’origine par des requêtes en mode « lecture seule (read only)
» ;
- Tracer précisément le détail des
requêtes effectuées.
Atouts
de la
solution technique
L’utilisation de
logiciels déjà opérationnels (Excel, Outlook) permet
de :
- Capitaliser sur un parc logiciel
existant ;
- Facilité la prise en main par les
utilisateurs au travers de logiciels standards ;
- Eviter des formations complémentaires
pour le personnel ;
- Disposer d’une solution aisément
maintenable ;
- Augmenter leur taux d’utilisation et
améliorer ainsi le retour sur investissement (ROI) ;
- Garantir l’intégrité des règles métiers
par génération des fichiers sur un site central et le contrôle de leur
durée d’utilisation.
Les données sont
remontées directement du S.I. comptable afin d'en
garantir la fraîcheur des données et donc leur pertinence. Ce point est
primordial pour cette application.
Durée de la mise en
œuvre
Sur la base d’une
expression précise du besoin métier et d’une parfaite
connaissance de la structure des données sources, la mise en œuvre
opérationnelle de la solution a nécessité :
-
½ journée pour la définition des
besoins ;
-
2,5 jours de conception ;
-
1 jour d’installation et paramétrage ;
-
½ journée d’assistance sur site ;
-
5 heures d’assistance à distance.
Soit
un total de 5
jours.
Ces
estimations sont données à titre indicatif et n’ont aucune valeur
contractuelle.
Si
vous avez un besoin similaire contactez moi vite par mail finance@pilotageproactif.com |