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Finance : Réduction de l'encours client


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Enjeux :

Réduire l'encours client par un suivi précis des retards de paiement et des échéances à venir pour chaque client.

Procurer à la comptabilité client un outil simple basé sur Excel en mesure de piloter aisément ces relances à partir des informations du système comptable.

Améliorier sensiblement la trésorerie et la productivité du service comptable.

Solution trouvée

  • Récupération directement des données du livre client au sein du système d’information (ERP, système comptable) afin de disposer du détail des écritures permettant l’analyse en interne et la communication d’éléments pertinents auprès des clients.
  • Evaluation des clients présentant le plus de risques en fonction de différents critères.
  • Sélection manuelle pour chacun d’entre eux du type de relance souhaitée en fonction du degré d’urgence et de l’importance de son encours.
  •  Génération de mails détaillés et pertinents sous contrôle du comptable ; ces messages étant envoyés directement aux personnes concernés chez le client et aux interlocuteurs de l’entreprise émettrice (responsable commercial, assistante commercial, contrôleur financier, responsable de site) afin que le niveau d’information soit le même pour tous.
La remontée des données du système central, leur traitement et la génération des mails ont été entièrement réalisés sur Excel.

Gains obtenus

  1.  Réduction globale de l’encours client entraînant une nette amélioration de la trésorerie.
  2. Gain de productivité important dans la relance des clients tout en laissant le contrôle intégral de l’opération aux comptables.
  3. En outre ce suivi très régulier des clients permet de :
  • Communiquer directement avec les correspondants pertinents chez le client.
  • Les informer des échéances à venir afin qu’ils puissent les anticiper au mieux.
  • Garantir en interne un niveau d’information uniforme pour tous.
  • Garantir la traçabilité des actions effectuées auprès de chaque client et la rendre disponible auprès de chaque personne concernée au sein de son logiciel de messagerie.

Remontée des données du système central

Afin de garantir la fraîcheur des données et donc leur pertinence, les données sont remontées directement du système d'information comptable.

L’utilisation d’un utilitaire spécifique permet de :
  • Consolider des informations de différentes sources de données au sein d’Excel ;
  • Garantir l’intégrité des bases de données d’origine par des requêtes en mode « lecture seule (read only) » ;
  • Tracer précisément le détail des requêtes effectuées.

Atouts de la solution technique

L’utilisation de logiciels déjà opérationnels (Excel, Outlook) permet de :
  • Capitaliser sur un parc logiciel existant ;
  • Facilité la prise en main par les utilisateurs au travers de logiciels standards ;
  • Eviter des formations complémentaires pour le personnel ;
  • Disposer d’une solution aisément maintenable ;
  • Augmenter leur taux d’utilisation et améliorer ainsi le retour sur investissement (ROI) ;
  • Garantir l’intégrité des règles métiers par génération des fichiers sur un site central et le contrôle de leur durée d’utilisation.

Les données sont remontées directement du S.I. comptable afin d'en garantir la fraîcheur des données et donc leur pertinence. Ce point est primordial pour cette application.

Durée de la mise en œuvre

Sur la base d’une expression précise du besoin métier et d’une parfaite connaissance de la structure des données sources, la mise en œuvre opérationnelle de la solution a nécessité :
-    ½ journée pour la définition des besoins ;
-    2,5 jours de conception ;
-    1 jour d’installation et paramétrage ;
-    ½ journée d’assistance sur site ;
-    5 heures d’assistance à distance.

Soit un total de 5 jours.

Ces estimations sont données à titre indicatif et n’ont aucune valeur contractuelle.


Si vous avez un besoin similaire contactez moi vite par mail  finance@pilotageproactif.com